Dr. Hel­mut Ebert

ist Pro­fes­sor der Uni­ver­sität Bonn und Geschäfts­führer der Prof. Ebert -Kom­mu­nika­tion­sstrate­gie und Coach­ing GmbH (Bochum). Er ist Sprach- und Kom­mu­ni­ka- tion­sex­perte für Finanz-, Change-, Präven­tions- und Führungskräftekommunikation.

Sprache – Der Geschäfts­bericht als Verstehensanweisung

Semantisches Kino im Kopf

Von Hel­mut Ebert

Texte sind «Drehbüch­er» für das Kopfki­no von Lesern. Und die sprach­lichen Mit­tel sind Regiean­weisun­gen für das Verstehen.

Nehmen wir als Beispiel fol­gen­den Satz: Um als High­tech-Unternehmen erfol­gre­ich zu sein, braucht man eine aus­geprägte Inno­va­tion­skul­tur. Die ist der Nährbo­den für neue Ideen. Die Anweisungsmit­tel sind hier der unbes­timmte Artikel «eine» und der bes­timmte Artikel «die». Der unbes­timmte Artikel sig­nal­isiert, dass zuvor noch nicht über das The­ma Inno­va­tion­skul­tur gesprochen wurde und dass der Leser seine Aufmerk­samkeit auf die nach­fol­gende Infor­ma­tion richt­en soll. Der bes­timmte Artikel «die» instru­iert den Leser, die neue Aus­sage «Nährbo­den für neue Ideen» auf das zuvor genan­nte Wort «Inno­va­tion­skul­tur» rück­zubeziehen. Eigentlich ein sim­ples Prinzip und als solch­es ein genialer Verkauf­strick von Gün­ter Grass, als er einen sein­er Romane «Die Rät­tin» nan­nte und darauf ver­trauen kon­nte, dass das Buch kaufen würde, wer erfahren wollte, was schein­bar alle anderen bere­its wussten. 

Dass Texte Ver­ste­hen­san­weisun­gen sind, schärft den Blick für das Schreiben von Geschäfts­bericht­en. Die Frage ist nicht, ob Texte ver­ständlich sind, son­dern was wieso und warum richtig, falsch, halb oder schw­er ver­standen wird. Alles Ver­ste­hen ist Schlussfol­gern. Und Texte liefern die Daten­ba­sis für Schlussfol­gerun­gen – in Verbindung mit dem Vor­wis­sen des Lesers. Die textliche Daten­ba­sis speist sich aus zwei Quellen:

– aus den sprach­lichen Einzelze­ichen (Wörter) in ihren Beziehun­gen zueinan­der und 

– aus sin­ngeben­den Ganzheit­en wie das gram­ma- tis­che Tem­pus, Satzstruk­turen und Gat­tungs- anforderun­gen von Briefen, Bericht­en, Kom­men- taren usw.

Falsch­er Film

Als Leser eines Aktionärs­briefs wäh­nt man sich im falschen Film, wenn ein CEO unper­sön­lich wie ein Sach­tex­tau­tor spricht: «Dies führt zu berechtigten Fra­gen» oder «Bei ein­er solchen Entwick­lung hil­ft es, … die Kasse unter Kon­trolle zu behal­ten.» Irri­ta­tion entste­ht hier auch, weil man nicht erfährt, wer fragt und wer berechtigt. Im Kopf des Lesers entste­ht keine Begeis­terung für den CEO.

Empfehlung: Acht­en Sie darauf, dass Briefe Briefe sind und Berichte Berichte.

Leere Lein­wand

Abstrak­te Begriffe erre­ichen das Unter­be­wusste nicht und lassen keine inneren Bilder entste­hen: «Durch dieses Geschäftsmod­ell wer­den Input-Grössen zu unter­schiedlichen Out­put-Grössen – den Ergeb­nis­sen unseres Han­delns.» Solche Geschäfts­berichte mögen Com­put­er zum Glühen brin­gen, frus­tri­eren aber Men­schen aus Fleisch und Blut, die nach Sinn suchen. Dass es auch anders geht, zeigt das fol­gende Beispiel aus einem anderen Bericht: «Er … liebte Her­aus­forderun­gen, er liess sich von keinen Kon­ven­tio­nen aufhal­ten … Doch vor allem war er ein Arbeitstier …» 

Empfehlung: Sprechen Sie mul­ti­sen­suell, wenn Sie überzeu­gen und motivieren wollen.

Nicht gezeigtes sehen

Neben dem Ver­ste­hen des Bedeuteten und Gemein­ten gibt es immer auch ein Ver­ste­hen des Mitbe­deuteten und Mit­ge­mein­ten. Dazu zwei Beispiele. Im ersten Fall kommt das Mitver­standene durch das Sprach­wis­sen des Lesers zus­tande, im zweit­en Fall durch sein Erfahrungswis­sen: «Strik­te Kosten- und Aus­gabe­diszi­plin wer­den [!] … auch 2016 Pri­or­ität haben.» Aus dem Sprach­wis­sen ver­ste­ht der Leser mit, dass die Diszi­plin auch 2015 Pri­or­ität hat­te. «Wir haben unsere Ergeb­nisse deut­lich gesteigert. Im Jahr 2002 lag unser Ergeb­nis pro Aktie noch bei 2,92 €, während es heute über 5 € beträgt.» Die Nor­maler­wartung lässt den Leser hier auf eine kon­tinuier­liche Ergeb­nis­steigerung schliessen. Das war aber im Beispiel nach­weis­lich nicht der Fall, weshalb die gewählte For­mulierung dur­chaus heikel ist.
Empfehlung: Acht­en Sie darauf, dass man Ihnen nicht vor­w­er­fen kann, Sie wür­den dem Leser falsche Schlüsse nahelegen.

Sher­locks Spürsinn

Ein Lage­bericht wurde in einem Geschäfts­bericht in zehn Sätzen zusam­menge­fasst. Neun davon berichteten in voll­ständi­gen Sätzen über vol­len­dete Tat­sachen. Nur ein «Satz» legte sich nicht fest: «Strate­gis­che Neuaus­rich­tung des Konz­erns auf drei zen­trale Wach­s­tums­felder ab 2005». Der Unter­schied zwis­chen Satz und Set­zung weck­te den Spürsinn des aufmerk­samen Lesers. Eine Recherche bestätigte den Ver­dacht, dass sich das Unternehmen auf besagte Strate­gie nicht hat­te fes­tle­gen kön­nen.
Empfehlung: Ver­rat­en Sie nicht unge­wollt Dinge, die Sie für sich behal­ten wollen oder müssen.

Lein­wand­flim­mern

«Um … hohe Stan­dards für Sicher­heit, Gesund­heits- und Umweltschutz zu gewährleis­ten, haben wir 2015 unsere Anforderun­gen zur Gefahren­ab­wehrpla­nung … umge­set­zt.» Dieses Beispiel zeigt, wie riskant nicht präg­nante For­mulierun­gen sind. Da man «Anforderun­gen» nicht «umset­zen» kann, entste­hen im Kopf des Lesers kri­tis­che Fra­gen zum Organ­i­sa­tion­stal­ent des Unternehmens. Wie gut sind die Sicher­heitsvorkehrun­gen wirk­lich? Kam die Umset­zung 2015 früh oder spät? Im besagten Fall passierte wenig später ein gross­er Unfall. Sollte das ein Zufall gewe­sen sein, oder ver­rät die Sprache unerkan­nte Risiken, indem sie Denk­fehler offen­bart, die das Han­deln neg­a­tiv bee­in­flussen? Empfehlung: Nutzen Sie die Sprache, um Ihre Gedanken zu klären. Und klären Sie die Gedanken, um die Sprache zu nutzen. Und sagen Sie nichts, was Sie nicht ver­standen haben.